Společnost FRSA Advisory s.r.o., se sídlem Revoluční 724/7, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 02056143, zapsaná v Obchodním rejstříku, spisová značka C 214978 vedená u Městského soudu v Praze (dále také „My“ nebo „FRSA“), jako správce osobních údajů, Vás jako uživatele webových stránek www.frsa.cz informuje o níže popsaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí. Osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), a dále v souladu s našimi vnitřními předpisy, které korespondují s platnými právními normami.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí našich dodavatelů, obchodních partnerů i našich zaměstnanců. Při zpracování osobních údajů proto postupujeme vždy tak, abychom:

• Zpracovávali aktuální a přesné údaje na základě Vámi poskytnutých informací a pouze s Vaším souhlasem, je-li pro zpracování osobních údajů souhlasu zapotřebí, a to pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování;
• Zpracovávali tyto osobní údaje pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění odpovídajícího účelu zpracování;
• V maximální možné míře zajistili ochranu a zabezpečení vašich osobních dat před jejich únikem nebo případným zneužitím.

 

Dále v textu se dozvíte zejména:

1. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme nebo budeme zpracovávat;
2. Jak Vaše osobní údaje získáváme;
3. Za jakými účely a jakým způsobem budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;
4. Komu mohou být Vaše osobní údaje předány;
5. Po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat a
6. Jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.

 

V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese info@frsa.cz nebo poštou na adresu společnosti: FRSA Advisory s.r.o., Revoluční 724/7, Staré Město, 110 00 Praha 1.

Zpracování osobních údajů dětí

Naše webové stránky nejsou určeny pro děti mladší 16 let. Osobní údaje dětí mladších 16 let nezpracováváme.

Rozsah zpracování osobních údajů

Když nás kontaktujete prostřednictvím webových stránek, můžete být požádáni o vyplnění určitých údajů o Vaší osobě. Těmito údaji mohou být zejména:

• Vaše jméno a příjmení,
• telefonní číslo nebo
• e-mailová adresa.

Tyto kontaktní údaje slouží výhradně k tomu, abychom mohli adekvátně reagovat na Vaši zprávu.

Na našich webových stránkách Vás nesledujeme, takže se k nám dostanou jenom ty Vaše osobní údaje, které nám výslovně sdělíte.

IP adresa je číslo přidělené Vašemu počítači při připojení k internetu, které umožňuje vzájemnou komunikaci a rozpoznávání jednotlivých počítačů a serverů. Tyto přihlašovací IP adresy mohou být zaznamenávány pro účely IT bezpečnosti a diagnostiky systému, případně pro souhrnné neadresné analýzy trendů sledovanosti webových stránek FRSA a jejich výkonnosti. Spolu s IP adresou mohou být zaznamenávány také údaje o Vašem webovém prohlížeči a URL adresa (adresa webové stránky), ze které přicházíte.

Web cookies jsou malé soubory, které umožňují odlišovat jednotlivé návštěvníky webových stránek tím, že si zapamatují informace o jednotlivých uživatelích. FRSA na svých webových stránkách nepoužívá žádné cookies soubory.

FRSA rovněž na svých webových stránkách nevyužívá Google Analytics a podobné analytické nástroje.

U našich dodavatelů, obchodních partnerů či zaměstnanců zpracováváme následující kategorie osobních údajů (pro jednotlivé skupiny/osoby pouze vybrané údaje z následujícího seznamu):

• Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa sídla podnikání, IČO, příp. DIČ.
• Elektronické kontaktní údaje: číslo (mobilního) telefonu, emailová adresa, ID datové schránky atd.
• Jiné osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, číslo dodavatele/klienta, výše plateb a jejich historie, případně další obdobné údaje. Detailní informace pro zaměstnance jsou obsaženy v interních předpisech společnosti a/nebo v pracovních smlouvách či dodatcích.
• Další osobní údaje poskytnuté dodavatelem či obchodním partnerem ve smlouvě nebo dodatku či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně jejich pozdějších aktualizací.

Získávání údajů

Vaše osobní údaje získáváme:

• od Vás, např. za účelem přípravy smlouvy, při podpisu připravené smlouvy, během trvání smluvního vztahu, při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem nebo prostřednictvím webového formuláře
• od třetích osob, z veřejně dostupných zdrojů, např. obchodní či živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, centrální evidence exekucí, internet, registr koncových vlastníků, případně veřejně dostupné informace z profilu LinkedIn, které máte u poskytovatele sociální sítě povoleny sdílet s námi či veřejností, seznamy účastníků konferencí/seminářů, apod. Výjimečně mohou nastat situace, kdy Vaše osobní údaje získáme od třetí osoby (např. soud, exekutor, insolvenční správce nebo jiný orgán veřejné moci.)

Účel zpracování

Jak jsme již zmínili výše, Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu nezbytně nutnou ke splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme v určitých případech Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. I o těchto jiných účelech Vás informujeme níže v této sekci. Vaše osobní údaje archivujeme po dobu stanovenou zákonem nebo dále uchováváme, abychom mohli vyřídit Vaše eventuální nároky, případně bránit naše práva a oprávněné zájmy (zejména po dobu běhu promlčecích lhůt). Údaje, které nám poskytujete, používáme k tomu, abychom Vás kontaktovali zpět a poskytli Vám informace, o které jste nás požádali, nebo pro účely plnění našich povinností. Veškeré osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze přiměřené, relevantní a nezbytné údaje ve vztahu k účelu zpracování.

Vaše osobní údaje zpracováváme:

1. Pro účely uzavření smlouvy a jejího plnění, případně pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů

Osobní údaje zpracováváme pro účely související s plněním smluvních závazků všech smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, plnění, změny a ukončení smluv, související fakturace, reklamace a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy, případně další osobní údaje poskytnuté dodavatelem.

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy, respektive po dobu trvání případných reklamačních lhůt nebo související komunikace. Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy a poskytnutí osobních údajů pro účely odpovědi na Vámi vznesené dotazy nebo Vámi požadované informace jsou naším smluvním požadavkem, a jejich neposkytnutí může být důsledkem neuzavření smlouvy nebo neposkytnutí odpovědi na Vámi vznesené dotazy.

2. Pro účely plnění našich právních povinností

Protože se na naši činnost vztahují některé právní předpisy České republiky a/nebo EU, a další povinnosti, pro jejich splnění je nezbytné, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje, (např. zákon o účetnictví, daňové předpisy). Vaše osobní údaje též zpracováváme z důvodů vyhovění požadavkům státních orgánů, soudů aj. orgánů činných v České republice nebo EU.

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy, a případně další osobní údaje poskytnuté dodavatelem.

Tyto osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění daných právních povinností, zpravidla ne déle než po dobu 15 let.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s dalším administrativním řízením smluvních vztahů zahrnuje zejména prověření klienta a kontrolou, zda smluvní partner není nespolehlivým plátcem DPH, prováděním platebních operací apod. Tyto osobní údaje uchováváme po dobu nejdéle 10 let.

3. Pro účely našich oprávněných zájmů

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy, další osobní údaje poskytnuté smluvním partnerem.

Jedná se především o následující oprávněný zájem:

• Vymáhání pohledávek a obhajoba našich právních nároků – v tomto případě můžeme být mimo jiné oprávněni předávat Vaše osobní údaje třetím stranám, a to konkrétně advokátům, advokátním kancelářím či jiným společnostem zabývajících se vymáháním pohledávek. Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu trvání běhu promlčecích lhůt a dále po dobu maximálně 1 roku, aby bylo možné případně se dozvědět o zahájení sporu. Je-li spor mezi smluvními stranami zahájen (soudní, rozhodčí, exekuční nebo jiné obdobné řízení), zpracováváme dále osobní údaje po dobu tohoto řízení a následně po dobu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků, případně po dobu jejich průběhu.

4. Na základě Vámi uděleného souhlasu pro jeden či více konkrétních účelů (např. účel marketingového využití a zasílání obchodních sdělení)

Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu můžeme vedle toho využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, publikacích nebo službách, které poskytujeme a které by Vás, podle našeho názoru, mohly zajímat. Vedle toho zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Stačí nám zaslat e-mail s příslušnou žádostí na info@frsa.cz nebo jinou adresu, ze které jste od nás obdržel obchodní sdělení.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje budeme jako správce zpracovávat My. Vaše osobní údaje můžeme za výše uvedenými účely předat našim subdodavatelům, aby pro nás provedli jejich zpracování. Na e-mailové adrese info@frsa.cz je vždy možné si vyžádat aktuální seznam zpracovatelů.

Osobní údaje mohou být, kromě orgánů státní správy a veřejné moci, které jsou v roli příjemců osobních údajů, zpřístupněny:

1. Externímu účetnímu a daňovému poradci společnosti (zpracovatel);
2. Externímu advokátovi nebo advokátní kanceláři (zpracovatel);
3. Zpracovatelům, kteří poskytují serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jeho obchodními partnery (zpracovatel).

Rádi bychom Vás dále informovali, že FRSA neprovádí žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování. Také nedochází k žádnému sběru dat prostřednictvím sledování, monitorování kamerovým, GPS nebo jiným systémem.

Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, nejdéle však po dobu obecné objektivní promlčecí lhůty definované právními normami, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a evidenci nebo zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

a) právo na přístup k osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme. Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází k na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může Zprostředkovatel požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

b) právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje;

c) právo na výmaz („právo být zapomenut“) osobních údajů v případě, že není jejich zpracování nezbytné (např. stanovené zákonnou povinností). Právo na výmaz znamená, že musíme bez zbytečného odkladu vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) odvoláte svůj souhlas se zpracování osobních údajů a neexistuje právní důvod ke zpracování, nebo (v) nám to ukládá zákonná povinnost.

d) právo na omezení zpracování osobních údajů: na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech nebo dokumentaci záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat;

e) právo na přenositelnost: v případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.

f) právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, jsou-li zpracovány:

• pro účel plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci
• pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany
• pro účely přímého marketingu, se snahou přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnění poskytovaných služeb.

V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

g) právo podat stížnost na zpracování osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) nebo u jiného úřadu členského státu EU pověřeného dozorem nad dodržováním povinností stanovených GDPR máte, pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu budeme písemně informovat o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

Všechna Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na e-mailové adrese info@frsa.cz.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Na základě posouzení zákonných požadavků na ustanovení Pověřence pro ochranu osobních údajů (zejména na základě charakteru činnosti, která nespočívá v rozsáhlém zpracování údajů zvláštních kategorií, a míry a způsobu zpracování osobních údajů, jenž nezahrnuje rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování občanů) nemáme takovou povinnost a FRSA tedy nemá jmenovaného Pověřence pro ochranu osobních údajů.

Aktualizace

Tyto zásady průběžně kontrolujeme a můžeme je příležitostně měnit tak, aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů. Aktualizované verze budou vždy k dispozici na našich webových stránkách.

Poslední aktualizace proběhla a účinnost těchto Zásad zpracování a ochrany osobních údajů je ke dni 25. 5. 2018

Zásady zpracování a ochrany osobních údajů